Klienci czekają na odpowiedź
Wiadomości wracają między osobami, a kontekst rozmowy ginie w skrzynkach i notatkach.
Audyt automatyzacji procesów
Najpierw sprawdźmy, co naprawdę warto automatyzować.
Audyt automatyzacji porządkuje obecny sposób pracy, pokazuje wąskie gardła i zamienia pomysł „wdrożmy AI” w konkretną kolejność działań. Narzędzia dobieramy dopiero wtedy, gdy wiadomo, jaki wynik ma osiągnąć firma.
Pierwsza rozmowa trwa 30 minut. Bez prezentacji i technicznego żargonu.
Proces przed narzędziem
Nie zaczynamy od listy aplikacji.
Człowiek w pętli
Wyjątki i ważne decyzje mają właściciela.
Mierzalny wynik
Przed wdrożeniem ustalamy sposób pomiaru.
Kiedy audyt ma sens
Firma rośnie, ale razem z nią rośnie ręczna praca.
Audyt jest dobrym pierwszym krokiem, gdy problem jest widoczny, ale nie wiadomo jeszcze, czy potrzebna jest automatyzacja, zmiana procesu, integracja istniejących systemów czy po prostu lepszy podział odpowiedzialności.
Leady nie mają następnego kroku
CRM jest aktualizowany z opóźnieniem, follow-up zależy od pamięci, a część kontaktów znika.
Dane są ciągle przepisywane
Te same informacje trafiają ręcznie do poczty, arkuszy, kalendarza i systemu zleceń.
Odpowiedzi zależą od jednej osoby
Pracownicy szukają informacji w wielu dokumentach albo czekają na dostępnego eksperta.
Więcej klientów oznacza więcej chaosu
Wzrost liczby spraw wymaga kolejnych osób, choć duża część pracy jest przewidywalna.
Pomysł na AI nie ma właściciela
Są narzędzia i prezentacje, ale brakuje jednego procesu, celu, zakresu i osoby odpowiedzialnej.
Zakres pracy
Od rozmowy do planu, który można wdrożyć i sprawdzić.
Zakres dopasowujemy do liczby procesów, zespołów i używanych systemów. W praktyce audyt przechodzi przez cztery etapy.
Cel i granice procesu
Ustalamy początek, koniec, uczestników, dane wejściowe oraz oczekiwany rezultat.
Obecny sposób pracy
Rozpisujemy kroki, decyzje, wyjątki, przekazania i miejsca, w których proces się zatrzymuje.
Ocena potencjału
Porównujemy częstotliwość, koszt pracy, ryzyko błędu, jakość danych i trudność integracji.
Pierwsze wdrożenie
Wybieramy ograniczony zakres, sposób kontroli człowieka, mierniki i kolejność uruchomienia.
Rezultat audytu
Nie raport do szuflady. Mapa decyzji.
Dokumentacja ma pomóc podjąć decyzję: co wdrażać, czego nie ruszać i jak ograniczyć ryzyko pierwszego uruchomienia.
Mapa wybranego procesu
Kroki, role, systemy, decyzje, wyjątki i miejsca ręcznej pracy.
Lista wąskich gardeł
Problemy uporządkowane według wpływu na czas, klienta i działanie zespołu.
Macierz priorytetów
Procesy ocenione pod kątem wartości biznesowej, danych, ryzyka i trudności wdrożenia.
Zakres pierwszej wersji
Najmniejszy etap, który pozwala sprawdzić rozwiązanie na prawdziwych przypadkach.
Mierniki i zasady kontroli
Czas obsługi, liczba spraw, błędy, eskalacje do człowieka i oczekiwany efekt.
Uczciwa kwalifikacja
Nie każdy problem wymaga automatyzacji.
Dobry kandydat
- proces powtarza się regularnie,
- ma czytelne wejście i oczekiwany wynik,
- dane są dostępne i wystarczająco uporządkowane,
- można określić sytuacje wymagające człowieka,
- firma potrafi zmierzyć czas, jakość albo koszt.
Sygnał, żeby najpierw uporządkować proces
- każdy przypadek przebiega zupełnie inaczej,
- nie ma właściciela ani wspólnych zasad,
- dane są niekompletne lub rozproszone bez kontroli,
- oczekiwany efekt nie został nazwany,
- wdrożenie ma być tylko demonstracją technologii.
Najczęstsze pytania
Co warto wiedzieć przed rozmową.
Ile trwa audyt automatyzacji procesów?
Pierwsza rozmowa diagnostyczna trwa 30 minut. Czas pełnego audytu zależy od liczby analizowanych procesów, zespołów i systemów. Po rozmowie otrzymasz propozycję zakresu oraz realistyczny harmonogram.
Ile kosztuje audyt?
Cena zależy od zakresu: inaczej wygląda analiza jednego procesu w małym zespole, a inaczej kilku przepływów obejmujących sprzedaż, obsługę i systemy firmowe. Pierwsza rozmowa służy właśnie do przygotowania konkretnego zakresu i wyceny.
Czy audyt zawsze kończy się wdrożeniem AI?
Nie. Rekomendacją może być prosta integracja, zmiana kolejności pracy, uporządkowanie danych albo pozostawienie procesu człowiekowi. AI jest używane tylko wtedy, gdy ma konkretną przewagę.
Czy trzeba wymieniać używane systemy?
Zwykle zaczynamy od sprawdzenia, co można osiągnąć z obecnym CRM, pocztą, kalendarzem i narzędziami operacyjnymi. Wymiana systemu ma sens dopiero wtedy, gdy obecne ograniczenia rzeczywiście blokują proces.
Jak przygotować się do pierwszej rozmowy?
Wybierz jeden proces, który zabiera dużo czasu albo powoduje opóźnienia. Przygotuj krótki przykład ostatniej sprawy, listę używanych narzędzi i informację, kto bierze udział w procesie.
Pierwszy krok
Pokaż mi proces, który zabiera za dużo czasu.
Podczas 30-minutowej rozmowy sprawdzimy, czy warto go dalej analizować i co powinno być pierwszym mierzalnym krokiem.
Wybierz termin rozmowy ↗